Moderne Sportstättenverwaltung: Software für Städte und Kommunen

Sportstättenverwaltungs-Software für Kommunen und Städte | Bilder: Venuzle GmbH

Zahlreiche Städte und Kommunen stehen vor der Herausforderung, im Rahmen einer modernen Sportstättenverwaltung, Software und weitere digitale Tools zielführend einzusetzen. Die digitale Sportstättenverwaltung ermöglicht es, Betriebskosten zu reduzieren und den Anforderungen der Bürger an eine digitale Kommunikation und Verwaltung gerecht zu werden. Die Einführung und Etablierung einer Sportstättenverwaltungs-Software ist der logische und zielführende Schritt, um Prozesse zu vereinfachen und die Belegung von Sportplätzen und Sporthallen zu digitalisieren.

Eine digitale Verwaltungssoftware erleichtert die Belegungsplanung der Sportstätten für die Mitarbeiter in der Verwaltung und reduziert Fehlplanungen und spart Betriebs- und Personalkosten. Im Vergleich zu kommerziellen Anbietern ermöglicht eine moderne Softwarelösung die Konkurrenzfähigkeit im Vergleich mit kommerziellen Anbietern und deren (zumeist) professionellen, digitalen Online-Auftritten. Die Online-Buchungssysteme haben somit positive Auswirkungen auf interne, wie auf externe Abläufe im Rahmen der digitalen Sportstättenverwaltung.

Welche jährlichen Kosten fallen für eine moderne Sportstättenverwaltungs-Software an? Zum Kostenrechner Sportstättenverwaltungs-Software

Vorteile eine Sportstättenverwaltung Software

Moderne Softwarelösungen für die Sportstättenverwaltung und integrierte Online-Buchungssysteme haben zahlreiche Vorteile im Vergleich zu analogen Verwaltungssystemen:

• Minimierung von Betriebskosten für die Sportstättenverwaltung und -belegungsplanung
• Reduzierte Fehleranfälligkeit durch digitale Prozesse im Sportstätten-Buchungsprozess
• Weniger interner Aufwand bei der Planung der kommunalen Sportplatz- und Sporthallenbelegung
• Transparenz für BürgerInnen, SportlerInnen und Sportvereine im Rahmen der Zeitenvergabe für Sportplätze und porthallen
• Konkurrenzfähigkeit im Vergleich zu privatwirtschaftlichen und kommerziellen Anbietern
• Vereinfachte Bedienung digitaler Online-Buchungssysteme für Mitarbeiter in der Verwaltung sowie für SportlerInnen und Vereine
• Höhere Auslastung der Sportstätten durch eine optimierte Software-Belegungsplanung
• Vereinfachung von Buchungsprozessen und Fehlervermeidung (Doppelbuchung der Sporthalle, etc.)
• Prüfung von Verfügbarkeit der Sportstätten in Echtzeit möglich
• Reduzierung von Fehlzeiten und ungenutzten Zeitfenstern
• Möglichkeit zur digitalen Kommunikation mit Nutzern der Sportstätten und Option für digitale Feedback-Kanäle
• Nutzung von Schnittstellen zu Finanzverwaltung, CRM-Systemen im Rahmen der Sportstättenverwaltung

Weit über 20 Mio. Menschen – also mehr als ein Viertel der deutschen Bevölkerung – beteiligen sich als Mitglieder in verschiedensten Sportvereinen. (Quelle: statista.com) Auch für Stadtverwaltungen und Kommunen ist diese Zahl von zentraler Bedeutung, denn ein hoher prozentualer Anteil dieser sportlich Aktiven übt seinen Sport in oder auf einer städtischen Sportanlage aus. Für Vereine und Stadtverwaltungen stellt der Sportbetrieb allerdings eine hohe zeitliche und oft auch finanzielle Belastung dar. Denn die jeweiligen Trainingsstunden muss der Verein bei der Stadt beantragen – und oftmals auch bezahlen.

Wie läuft der Belegungs- und Verwaltungsprozess aktuell ab?

In vielen Kommunen läuft dieser oftmals beschwerliche Weg noch über Anträge, die die Vereine ausgefüllt zurücksenden müssen. Nach einigen Tagen oder sogar Wochen kommt dann die Nachricht, ob die Sportstätte in der gewünschten Zeit zur Verfügung steht, oder eben nicht. Mit dem Antrag geht auch das Chaos einher: die Stadtverwaltung muss nach einem Antrag zunächst prüfen, ob der gewünschte Termin zur Verfügung steht. Das passiert oftmals noch mit einem Abgleich eines eigenen Kalenders oder über Excel. Letzteres wird auch häufig zum Rechnungen erstellen genutzt. Für die Vereine ist das ein Ärgernis, denn sie können nicht transparent sehen, welche Stunden ihnen genau berechnet wurden und bekommen häufig nur einen Endbetrag, den sie an die Stadt zu zahlen haben. Während dieser Prozess von der Verwaltungsseite aus viel Zeit und auch Geld kostet, tappen die oftmals ehrenamtlichen Vereinsvertreter im Dunkeln, bis sie einen finalen Bescheid bekommen. Zugegeben – das alles klingt nicht nach 2021, oder?

Wie kann ich diesen hohen Verwaltungsaufwand umgehen?

Der sogenannte „digitale Belegungsplan“ bzw. die „digitale Sportstättenverwaltung“ wird daher immer beliebter. Durch ihn kann der Verwaltungsaufwand der Stadtverwaltungen und Vereine um bis zu 80 Prozent reduziert werden. Doch was ist das eigentlich? Die Firma Venuzle aus Graz ist Entwickler einer cloudbasierten digitalen Buchungslösung, mit der man alle Sportstätten einfach und ohne Vorwissen verwalten kann. Die Vorteile eines solchen Tools liegen auf der Hand: Durch einen einzelnen Kalender für jede Sportstätte ist für die Verwaltungsangestellten direkt ersichtlich, wann jeweils Kapazitäten frei sind. Wenn Nutzungsgebühren berechnet werden, erstellt das Programm automatisch eine fertige Abrechnung zum gewünschten Zeitraum.

Wenn die Städte und Kommunen es wünschen, können sie die jeweiligen Kalender auch auf der stadteigenen Homepage einpflegen. Dann können Vereine online direkt selbst die Kapazitäten checken und Termine buchen. Somit sind Sie an keine festen Öffnungszeiten mehr gebunden. Egal ob Serientermin, Einzelstunden, Sperrzeiten usw.: mit einem digitalen Belegungsplan spart man sich viel mühsame Arbeit. Außerdem optimiert das Programm interne Prozesse, wie zum Beispiel die Kommunikation zwischen Verwaltungsangestellten und Platzwarten oder Hausmeistern. Tennisvereine können ihre Plätze online buchen lassen und sogar einen digitalen Kursmanager bietet das Verwaltungstool, dem sich mittlerweile auch schon zahlreiche deutsche Städte angeschlossen haben.

Weitere Informationen: manager.venuzle.com